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Changement & Transformation

CFA1

Les fiches action du manager ®

proposent des structures simples et adaptables qui guident les managers dans les actes quotidiens et favorisent une communication à la fois bienveillante et efficiente.

Animer 

un kick off


Temps de lecture : 02:35

L’objectif du kick off est d’annoncer le changement et d’aider nos collaborateurs à y faire face. Logiquement ces derniers devraient exprimer des contre- arguments. Le jour du kick off, il faut être  en forme !


Comment est ce que jE  présente le Changement à mes Collaborateurs ?

  • 1. Je fais état de la situation actuelle, dans sa dimension positive et dans ses limites
  • 2. Je fais valider les limites par le groupe, et la nécessité d’agir
  • 3. Je présente le changement (avec si possible une part de négociable)
  • 4. J’interroge sur les inconvénients du changement
  • 5. J’interroge sur les avantages

Nota : Le caractère séquentiel notifié ici n'est en rien automatique. Il permet simplement de donner une logique arbitraire au repère nécessaire à l'action.

Exemple d’entretien *

1. Bonjour. Comme vous le savez, nous avons un nouveau client japonais. Ce nouveau client rencontre un problème. Il ne peut pas bénéficier de notre hot-line du fait du décalage horaire. Mercredi, il est resté sans assistance durant 4 h en attendant que nos bureaux ouvrent…

2. Vous êtes d’accord sur le fait que cela pose problème ? Damien ? Nadia ?…

3. J’ai donc pensé à instaurer une astreinte avec des horaires qui puissent convenir à tous. Ce point restant à définir ensemble.

4. Qu’en pensez-vous? Quelles contraintes voyez-vous?…

5. Ok ! Maintenant, quels sont les avantages?…


 * Les mots et les codes utilisés relèvent de l'auteur. Ils sont à adapter aux environnements de chacun.
  • 1J’exprime les résultats escomptés. Je démarre par les avantages de la situation actuelle de façon à pondérer, puis je fais rapidement état des limites, au regard souvent de besoins émergents. Attention, j'évoque la situation actuelle sans souffler mot du changement, sans quoi je risque de faire naître des résistances trop tôt qu’il me sera difficile de gérer. Ici, je surfe sur un penchant culturel : la critique.

  • 2Je fais valider les limites par le groupe et la nécessité d’entrevoir des solutions (sans les évoquer). J’enchaîne par la validation des limites et je n’oublie personne: « Vous êtes d’accord que cela pose un problème? Damien? Nadia?…». J'ai tout intérêt à questionner également sur les impacts du problème pour laisser conscientiser l'importance, voire l'urgence des enjeux. J’évite de faire état du changement à venir. Il serait maladroit de formuler : «Vous êtes d’accord de changer d’horaires?». Si des indécis préfèrent ne pas répondre, j’insiste par des questions plus précises comme : «La situation pose problème ou pas?».

  • 3Je présente le changement (avec si possible une part de négociable). J’évoque sans détour la situation à venir (le terme « changement» peut faire peur car il bouscule les équilibres). Je reste succinct sans faire l’éloge du changement car ce point sera repris en phase 5. Dans mon exemple, je propose une part de négociable qui aidera à l’appropriation du changement et qui sera abordée dans un second temps : «Ce point restant à définir ensemble ».

  • 4J’interroge sur les inconvénients du changement. J’ouvre la porte aux contestations et j’accueille par la reformulation, puis je soumets aussitôt au groupe : «Ce que tu veux dire, c’est que… Qu’en pensez-vous?». Idéalement, je note sur un paperboard. Je ne cherche pas à persuader au risque de générer des confrontations stériles. Je me contente de faire émerger des idées et produire un effet cathartique qui prépare la phase suivante.

  • 5J’interroge sur les avantages du changement. Quand tout le monde s’est exprimé au cours de la phase 4, j’enchaîne par des questions autour des avantages. Si des collaborateurs tentent d’éviter mes questions, je questionne au conditionnel pour faciliter l’accès à la réponse : « S’il y avait un avantage, ce serait lequel?».

Conseils complémentaires

  • ● Préparez-vous au kick off en vous armant de courage et en jouant de proximité.

  • ● Le but n'est pas de convaincre mais d'instaurer le changement dans l'esprit des collaborateurs ! Donc évitez les négociations face au collectif (réservez les lors de moments individuels)

  • ● Il est important de remercier tout le monde et de fixer la prochaine étape du changement.

Pour aller plus loin

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